אנחנו אומרים שמאנדיי הוא לא כלי לניהול פרויקטים, אבל מה זה אומר באמת? מאנדיי הוא ככל הנראה הכלי המגוון ביותר שתמצאו – זהו אולר שוויצרי אמיתי למנהלים ברחבי העולם.

כן, אתה יכול להשתמש ב-monday כדי לנהל את כל הפרויקטים שלך, אבל אתה יכול גם להשתמש בו כ-CRM, לנהל את מסעות הפרסום שלך, לעקוב אחר באגים, לנהל פרויקטים של לקוחות ולנהל הפקת וידאו. יש כנראה כמה מאות דרכים שונות להשתמש בו, ומצאנו שצוותים משתמשים בו כמעט לכל דבר: ממורים שמתכננים את השיעורים שלהם ועד מהנדסים בונים מטוסים.

אני רוצה לשפוך קצת אור על מה שעושה את מאנדי שונה כל כך מכלים אחרים בשוק. יש כמה הבחנות עיקריות שהופכות את זה למשהו שאנשים לא יכולים לחיות בלעדיו, וזה מחליף רבים מהכלים האחרים שהם משתמשים בהם, כמו דואר אלקטרוני, אקסל וכלים אחרים לניהול פרויקטים.

אתה צריך להתמקד בתהליכים, לא במשימות

תיבת סימון סטטית המסמנת משימה כ"בוצע" או "לא בוצעה" אינה מספקת מספיק מידע לחברי צוות ומנהלים כדי לדעת היכן הדברים באמת עומדים. הדברים תמיד מורכבים יותר מזה. מה לגבי, "מתעכב ביום"? מה לגבי, "אני מחכה לקלט של מישהו לפני שאוכל להתקדם"?

סטטוסים אלה בחיים האמיתיים אינם משולבים בכלי ניהול פרויקטים; זה תמיד מועבר מחוץ לכלי בשרשורי דוא"ל, פגישות ודיונים. אנחנו יודעים שהדברים אף פעם לא כל כך פשוטים, אז מאנדיי מתמקדת בתהליכים. אנו מקלים מאוד על העברת מידע על פרויקט או משימה בצורה מובנית שניתן לשכפל לתהליכים עתידיים. זה משפר את כל ההיבטים של ניהול ותקשורת. אתה יכול לעשות הכל ב-monday, וזה שקוף לכל השאר בצוות שלך לראות. בשורה התחתונה: עם monday, אתה חושב על תהליכים.

אתה צריך משהו ויזואלי, לא מבוסס טקסט

טקסט הוא הטוב ביותר כאשר אתה יושב עם ספר טוב. כאשר אתה מסתכל על מערכת מבוססת טקסט – וכולם מבוססי טקסט – אתה צריך לקרוא את כל מה שאתה רואה כדי לדעת מה קורה. זה לוקח זמן, וכשאתה מאוד עסוק, אתה תפספס דברים. monday הוא ויזואלי לחלוטין. הסטטוסים הצבעוניים פשוט צצים לך, כך שאתה יודע היכן הדברים עומדים במבט חטוף מבלי שתצטרך לקרוא דבר.

חזותיים עוצמתיים להפליא לניהול צוות: זה מאפשר לך להגדיר תהליכים ולתקשר ללא מילים. כשאתה מציג את monday על מסך במשרד שלך, אנשים יכולים לראות היכן הדברים עומדים מרחוק. חזותיים יעילים, לא פתוחים לפרשנות וברורים לכולם. שורה תחתונה: לוח שווה אלף מילים.

אתה צריך לעבוד עם רשת, לא עם היררכיה

כשדיברנו עם מאות מנהלים בימים הראשונים של בניית monday, למדנו שכולם משתמשים בגיליונות אלקטרוניים או ברשתות כדי לנהל את הרמה הגבוהה שלהם. אנשים חושבים ברשתות, לא בהיררכיה. זוהי דרך אינטואיטיבית ושטוחה לארגן מידע – כולנו עושים זאת. זו הסיבה שבנו את לוח מאנדיי להיות רשת, ויש מעט מאוד היררכיה במערכת שלנו.

רוב כלי ניהול הפרויקטים מסתמכים במידה רבה על היררכיה. זו בעיה: היררכיות ממש קשות לניווט ותמיד יש כמה דרכים שונות לבנות אותן. זה מבלבל. מתי בפעם האחרונה מצאת קובץ בתיקיות מחשב של מישהו אחר? שורה תחתונה: בני אדם חושבים ברשתות; הם עיצוב פיזי אינטואיטיבי.

אתה צריך להתמקד בתמונה הגדולה, לא במשימות

אף אחד לא יכול להבין איפה עומד פרויקט בן שלושה חודשים מהמשימות שהוא מורכב מהן. לעתים קרובות אנו אפילו לא יודעים היכן עומדים הדברים בתוך משימה אחת. גם כשמשהו "נעשה", יש הרבה שאנחנו לא יודעים, אז אנחנו שואלים: "הודעת לכולם?" "שלחת את זה?" אנחנו עושים זאת כי אנחנו יודעים שרק בגלל שרשימת המשימות הושלמה, הפרויקט לא בהכרח נעשה. אז יש לנו פגישות והולכים הלוך ושוב בשרשורי אימייל ארוכים כדי לוודא שאנחנו עומדים בלוחות הזמנים שלנו. זה אומר שהכלים לא ממש עוזרים לך להשלים את העבודה שלך טוב יותר או מהר יותר.

הפתרון לכך הוא לנקוט בגישה מלמעלה למטה: להגדיר מטרה, למפות תהליך ולעקוב אחר היכן הכל עומד. זו הדרך היחידה לתכנן. ב-monday, לוח פשוט אחד מכיל את כל המידע. אין צורך לשאול אנשים או לסנכרן במהלך פגישות; כולם פשוט יודעים. השורה התחתונה: רוב הכלים רק רשימת עבודה; הניהול בפועל נעשה מחוץ לכלים הללו. אתה צריך להתמקד בתמונה הגדולה. בואו נודה בזה: כמעט כל כלי ניהול בשוק מפרט רק עבודה, תוך התמקדות בפרויקטים ומשימות. מאנדי מתמקדת בתהליכים, וזה מה שבאמת מדובר בניהול ותפעול.