ניהול פרויקטים ומשימות בארגונים הוא דבר מורכב. הצורך לנהל ולעקוב אחר התקדמות העבודה, לסנכרן ולתאם בין כל הגורמים השונים, לרבות צוות העובדים ובעלי מקצוע חיצוניים אחרים, לצד הקצאת משאבים וזמן מתאימים, העלו בשנים האחרונות, יותר ויותר את הביקוש לפלטפורמות וכלים שונים, שיסייעו בתהליך. אחת הפלטפטרמות המובילות לניהול תהליכים בארגונים היא מאנדי, של חברת מאנדי הישראלית.
בשנים האחרונות, עסקים וחברות רבים, גם בתעשיות מסורתיות כמו תקשורת, שירותים, עריכת דין, ענף הבנייה והמתכת, מבינים שהם חייבים לאמץ לתוכם טכנולוגיות שיאפשרו להם מעקב וניהול יעיל. במיוחד בתקופות של מיתון והאטה כלכלית, יעילות פירושה הגדלת הרווחיות וניצול של הזדמנויות עסקיות.
הטכנולוגיות כוללות AI ותהליכי אוטומציה, שיאפשרו לייעל את פעילותם ולא לייצור לעצמם חסרון תחרותי, לעומת המתחרים. פלטפורמות ניהול הפרויקטים מאפשרות לארגון להטמיע בקלות טכנולוגיות AI ואוטומציה מתקדמות ולאפשר לו לייעל תהליכים ארגוניים. גם לקורונה הייתה השפעה, חלק מתהליכי העבודה היום מתבצעים מהבית ודורשים הרבה יותר תיאום בין חלקים בארגון. הקורונה האיצה את אימוץ תהליכי דיגיטציה לעסקים ואף הביאה לאימוץ מודל עבודה היברידי, שהקשה את יכולות הסנכרון והמעקב בין ואחר העובדים.
מה כוללת הפלטפורמה של מאנדיי?
כך הוקמה הפלטפורמה שמעניקה שירותים למעל 127 אלף לקוחות מ-200 מגזרים ותעשיות שונות, בלמעלה מ-190 מדינות בעולם. מאנדיי, היא טכנולוגיה של שקיפות בארגון ותהליכים רק עבור בעלי ההרשאות המתאימות שהארגון קובע.
מעקב פשוט אחר סטטוס התקדמות הפרויקטים בחברה – כל מנהל רוצה לדעת מה סטטוס המשימות שעליהן עובד הצוות. "פירוקם" למשימות ספציפיות ומוגדרות, תוך מתן אפשרות לתעדוף מתעדפים דחופות יותר והעברת כל משימה לאדם המתאים לה. הקצאת משימות לעובדים בפשטות ובכמה לחיצות.
בקרת תקציב יעילה – מעקב אחרי ניצול התקציב של הפרויקט, בהתאם לאבני דרך, קטגוריות או יעדים אחרים שהצבתם מראש.
עבודה תחת סביבת עבודה אחת שמעניקה תמונה מפורטת על כל התהליכים וכל היוזמות – אספקט חשוב מאוד עבור הסנכרון בין חברי הצוות והארגון כולו, בייחוד בתקופה בה יותר ויותר מקומות עבודה מאמצים מודלים היברידיים. מדובר בכלי שחוסך זמן בשיחות טלפון, התכתבויות אי הבנות ובזמן. כמו כן, מאנדיי מאפשרת לקבוע לאילו עובדים ובעלי תפקידים תהיה הרשאה לצפות בנתונים של כל משימה ופרויקט. מכאן לא כל גורם בארגון חשוף לכל מידע.
ארגון הפרויקטים בהתאם לסוג, תאריך יעד, סטטוס ועוד.
מדידה, ניהול ומעקב – היכולת לתעד ולעקוב אחר המשימות בארגון הוא חשוב מאוד, על מנת שתהיה אפשרות להסיק מסקנות, לחקור ולבדוק מה עבד בצורה נכונה. התיעוד חשוב גם מול לקוחות של הארגון שלעתים מעוניינים לדעת מה היו זמני העבודה או תהליכי העבודה על כל פרויקט. מה שלא מתועד לעתים הולך לאיבוד, או שהארגון נסמך על זיכרון כדי לשחזר את המידע.
גמישות – מתאימה למנעד רחב של חברות ועסקים, החל מסטארט-אפים, עורכי דין, רואי חשבון, מתקני דלתות ועד ליצרני מטוסים.
התקדמות הטכנולוגיה וכמויות עצומות של מידע – מאפשרת לעסקים להתמודד עם אתגרים מגוונים ולנהל את כל הנתונים והפרוייקטים שלהם בקלות
בשנים הקרובות, התקדמות הטכנולוגיה והכמויות חסרות התקדים של מידע שעסקים וחברות צריכים לנהל, צפויים להפוך את ניהול הפרויקטים והמשימות למאתגר ומורכב עוד יותר. כבר היום עסקים רבים מציינים קושי רב בניהול מספר רב של פרויקטים רבים בו זמנית, של בעלי מקצוע וכוח אדם, שחלק משמעותי מהזמן לא נמצא פיזית במשרד, לצד הקצאת משאבים וזמן באופן יעיל.
לא מצריכה כתיבת קוד ופשוטה לשימוש עבור כל אדם – אחד החששות המרכזיים שעולים אצל חלק מבעלי העסקים והחברות, נוגע לזמן שייקח להם ולעובדיהם ללמוד את הפלטפורמה ולעשות בה שימוש יעיל. היא פלטפורמה שפותחה באופן המאפשר לאנשים גם ללא רקע טכני, להתנהל בה בקלות, להוסיף משימות, פיצ'רים ותוספים בלחיצת כפתור, ולהפיג את החשש.
אם אין לכם טכנולוגיה לניהול משימות, הכנסה של מאנדי לארגון שלכם יהיה בבחינת MRI של ממש, בהבנת התהליכים והאפשרות לשפר אותם. בחברות הייטק וארגוני טכנולוגיה ששואפים להיות בחזית היעילות, היא מאפשרת מעקב וניתוח נתונים רציף ובזמן אמת אחר תהליכי העבודה השונים, תעדוף פרויקטים ולקבל החלטות טובות יותר מבוססות נתונים.
